Gästemanagement

Mit unserer intuitiven und benutzerfreundlichen Onlineplattform vereinfachen Sie das Anmeldeverfahren für Ihre Gäste und Ihr Team erheblich. Egal ob 20 oder 2.000 Gäste, mit Eventhost verwalten Sie die Daten Ihrer Teilnehmer effizient und können auf zahlreiche automatisierte Prozesse zugreifen, die wir individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen, z. B. der automatische Versand von Anmeldebestätigungen oder die einfache Verwaltung von Hotelkontingenten.

Eventhost

Zuverlässig, individuell & sicher

Eventhost ist die Software-Lösung für den gesamten Registrierungs-und Monitoring-Prozess eines Events. Das smarte Tool erleichtert den Anmeldeprozess für Ihre Teilnehmer und lässt sich individuell an Ihr Unternehmen und Ihre Veranstaltung anpassen. Überraschen Sie Ihre Gäste mit unserer zeitgemäßen Online-Lösung im frischen und klaren Design. Gerade für kleine bis mittelgroße Budgets ist Eventhost bestens geeignet. Das System umfasst eine individuelle Landingpage im Corporate Design, Registrierungsformulare, Ticketing mit individuellen Barcodes auf den Eintrittskarten der Gäste, automatisierten Emailversand, Check-In vor Ort und smarte Auswertungstools. Alle Kontakt- und Reservierungsdaten können immer aktuell zu jeder Zeit, an jedem Ort, von verschiedenen Mitarbeitern eingesehen und bearbeitet werden.

Eventhost
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Eventhost

Funktionen von Eventhost

Mit dem System erhalten Sie eine Internetplattform, auf der sich die Teilnehmer für Ihre Veranstaltung anmelden können.
Auf der individuellen Landingpage im Corporate Design und mit Ihrem Firmenlogo versehen, können Sie Ihre Gäste begrüßen, informieren und den Programmablauf einladend darstellen. Nichts ist wichtiger als eine intuitive und unkomplizierte Bedienung mit einem repräsentativen Design für die erfolgreiche Registrierung ihrer Gäste. Im Hintergrund befindet sich die smarte Software, die Ihnen alle wünschenswerten Optionen bietet. Zur Anmeldung dient eine Maske, die mit Pflichtangaben die Registrierung der Teilnehmer organisiert. Hier können zum Beispiel Name, Position, Unternehmen, E-Mail-Adresse (ggf. inkl. Validierung), Hinweis und Einwilligungsbutton bezüglich der Datenverarbeitung und -speicherung angezeigt werden.

Eventhost

Mit der Software erhalten Sie ein Tool, das die geschickte Verwaltung aller angemeldeten Personen und die Weiterverarbeitung der Daten möglich macht. Sie können je nach Wunsch Teilnehmer manuell freischalten (bestätigen oder ablehnen für Ihr Event) und erhalten von uns regelmäßige Anmeldestände.
Eine weitere Funktion von Eventhost ist die Kontingentverwaltung der Hotelzimmer. Die Gäste können aus vorab festgelegten Hotels wählen und werden mit allen wichtigen Informationen (Lage, Anfahrt, Preis, Storno- und Zahlungsbedingungen) versorgt.
Ein automatischer E-Mail-Versand ist Teil von Eventhost um wichtige Funktionen möglich zu machen: Bestätigung der Anmeldung, Freischaltung mit Programminfos, Absage, Warteliste und der Ticketversand (PDF) mit Barcode für Handy oder zum Ausdrucken. Auch individuelle Funktionsmöglichkeiten sind umsetzbar. Als Kunde erhalten sie zudem einen Systembetreuer, der Ihr Ansprechpartner ist und einen eigenen Admin-Zugang. Gerne übernehmen wir auch die Registrierung Ihrer Teilnehmer vor Ort mittels Scanner, Laptop, Registrierungsdesk und am allerwichtigsten: freundlichem Personal. So haben Sie einen direkten Überblick über den Teilnehmerstand und No-Shows.

Ablauf – Ein kleiner Einblick ins System.

Eventhost ist einfach und unkompliziert in der Anwendung. Die Webseite ist übersichtlich gestaltet und die Bedienung erfolgt intuitiv und benutzerfreundlich. Und so einfach gehts, ein Beispiel: Die Teilnehmer erhalten einen Link zur Landingpage (z.B. ihrfirmenname.eventreg.de), die mit Ihrem Logo versehen und an Ihre CI angepasst ist, und erste Informationen für die Gäste bereithält (Ablauf, Ansprechpartner etc.).

Die Teilnehmer geben Ihre Daten ein und können ein Hotel auswählen, Besonderheiten angeben (Speiseauswahl, Allergien, Transferauswahl etc.) – je nachdem, was für Ihre Veranstaltung erforderlich ist. Nach der Anmeldung erscheint ein allgemeiner Text auf der Seite, z.B. ein Dank für die Anmeldung und dass der Gast eine Bestätigung per Email erhalten wird. Die E-Mail mit den eingegebenen Daten wird automatisch zur Kontrolle an den Gast gesendet.

Sie als Kunde erhalten einen Zugang zu der Plattform um die Anmeldungen freizuschalten, sofern sie das wünschen. Wir überprüfen die Verfügbarkeit der jeweils gewünschten Hotelzimmer (Kontingente) und senden die Bestätigungs-E-Mail mit weiteren Infos zu Lage, Anfahrt, Storno- und Zahlungsbedingungen an den Teilnehmer.

Auf Wunsch kann eine erste Anmeldephase mit begrenztem Kontingent geschaltet werden. Sollten die Plätze belegt sein, wird die Anmeldeplattform geschlossen. Eine allgemeine Nachricht mit dem Inhalt erscheint, dass keine Plätze mehr verfügbar sind, aber der Kunde gerne eine E-Mail schreiben kann und wir überprüfen, ob eventuell andere Teilnehmer abgesagt haben und somit wieder Plätze frei geworden sind. Sprechen Sie uns an – die Möglichkeiten sind nahezu unbegrenzt und unsere Programmierer freuen sich, auch für Sie die perfekte Lösung zu erstellen.

Eventhost
Eventhost

Eventhost ist einfach genial, weil man mit dieser Software eine simple und smarte Lösung für das Teilnehmermanagement zur Seite gestellt bekommt. Das Programm ist aus der Schmiede unseres hauseigenen Entwickler Justin Frisch. So ist der Support aus erster Hand und individuelle Anpassungen super easy.“

Ines Kießling, Ihre Ansprechpartnerin für das Gästemanagesystem Eventhost.

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